Durch Automatisierung lässt sich nicht nur eine hohe Dokumentationsqualität sicherstellen, sie ist auch Garant für effiziente und zeitsparende Arbeitsweisen. Damit die Arbeit mit einem Redaktionssystem eine Erfolgsgeschichte wird, unterstützt tecteam den gesamten Prozess.

Ausgangssituation

Ein internationaler Maschinenbau-Konzern vertreibt ca. 140 Produkte mit unzähligen Varianten, deren Betriebsanleitungen in 25 Sprachen übersetzt werden. Für jeden der jährlich vielen tausend Aufträge wurde eine spezifische Dokumentation zusammengestellt und die Arbeitsschritte größtenteils manuell ausgeführt. Das war zeitlich und personell sehr aufwändig und die Fachkräfte arbeiteten stets an ihrer Kapazitätsgrenze. Spielraum für anderes als die Abwicklung des Tagesgeschäfts war nicht gegeben.

Zieldefinition

Die Zusammenstellung der auftragsspezifischen Dokumentationen wird automatisiert, um die wertvollen Kapazitäten sinnvoller zu nutzen. Die Fachkräfte sollen vielmehr die Technische Dokumentation konzeptionell, methodisch und technisch für die Zukunft rüsten.

Umsetzung

Voraussetzungen schaffen

Als Ursachen für den hohen Aufwand identifizierte tecteam die in die Jahre gekommene Systemlandschaft, ihre unzureichende Vernetzung sowie fehlende oder schlecht abgestimmte Prozesse.

Folgende Maßnahmen sollten Abhilfe schaffen:

  • Einführung eines leistungsfähigen XML-Redaktionssystems.
  • Entwicklung einer neuen Content-Strategie.
  • Spezifikation neuer und Anpassung vorhandener Prozesse.
  • Kopplung des Redaktionssystems mit dem ERP-System, in dem die Aufträge verwaltet werden.

Konzepte erstellen

Parallel zur Implementierung des Redaktionssystems entwickelte tecteam mit dem Kunden die strukturellen und inhaltlichen Grundlagen für neue Betriebsanleitungen, ein Modularisierungskonzept sowie ein Klassifizierungsmodell. tecteam definierte wichtige Regeln für die zukünftige Arbeitsweise und erstellte nach diesen Vorgaben die erste Betriebsanleitung im Redaktionssystem.

Systeme vernetzen

Unterdessen wurden Redaktionssystem und ERP-System miteinander gekoppelt. Durch die Schnittstelle stehen seitdem im Redaktionssystem alle Produktdaten zur Verfügung, auf die auch der Produktkonfigurator zugreift. Der Status dieser Daten wird täglich aktualisiert und alle Änderungen können sichtbar gemacht werden.

Informationen vernetzen

Die Module aus dem Redaktionssystem wurden mit den entsprechenden Produktdaten aus dem ERP-System verknüpft. Jedes Modul weiß somit, zu welchem Produkt und zu welcher Komponente es gehört, und jede Komponente kennt die ihr zugehörenden Module. Gleichzeitig werden diese Informationen als Metadaten ins Redaktionssystem zurückgeschrieben und stehen dort für vielfältige Zwecke zur Verfügung.

Prozesse anpassen

Der Prozess der Auftragsbearbeitung im ERP-System wurde ebenfalls angepasst. Alle für die automatisierte Zusammenstellung einer auftragsspezifischen Dokumentation relevanten Informationen sind im ERP-System hinterlegt. Andere Prozesse der Auftragsbearbeitung bleiben davon unberührt.

Die Situation heute

Die Technische Redaktion löst einen Auftrag aus, der das ERP-System durchläuft und die dokumentationsrelevanten Informationen sammelt. Der Auftrag prüft im Redaktionssystem, ob die Voraussetzungen zur Zusammenstellung der Dokumentation gegeben sind (Strukturen, Sprache, usw.). Die benötigten Module werden aus einer Masterstruktur zu der spezifischen Betriebsanleitung zusammengestellt, die Zulieferdokumente, Pläne usw. hinzugefügt und als Auftragsdokumentation in einem Versandordner abgelegt.

Die automatisierte Zusammenstellung funktioniert bereits für eine bedeutende Anzahl der Aufträge, auch wenn im Detail noch manches zu tun bleibt. Die Fachkräfte nutzen die eingesparte Zeit, um sich am Aufbau eines Informationsportals zu beteiligen.