Für die redaktionellen Anforderungen kleinerer Unternehmen gibt es durchaus kostengünstige Programme, mit denen sich die Arbeitsweise und die Ergebnisse optimieren lassen. Es kommt jedoch  darauf an, dass Anforderungen und Lösung zusammen passen. Zudem muss man berücksichtigen, dass auch die Einführung einer „kleinen Lösung“ zu Beginn einen höheren Aufwand bedeutet, der neben dem Tagesgeschäft zu leisten ist.

Häufige Alltagspraxis: Kopieren statt modularisieren

Kopieren statt modularisieren

Kopieren statt modularisieren

In kleineren Unternehmen besteht die Dokumentationsabteilung in der Regel aus wenigen Technischen Redakteuren, manchmal nur aus „Einzelkämpfern“. Diese Kollegen stehen häufig vor der Herausforderung, mit herkömmlichen Werkzeugen einen großen Berg an Arbeit abzutragen: Mit DTP- oder Office-Anwendungen müssen sie eine Bandbreite an Informationsdokumenten für Standardprodukte, Varianten und Projekte erstellen, übersetzen lassen und produzieren.

Da diese Programme wenig Automatisierungsfunktionen bieten, werden häufig komplette Dokumente als Vorlagen für die nächsten Aufträge verwendet. Selbst dem geübtesten Redakteur wird es jedoch schwerfallen, bei zunehmender Vielfalt den Überblick darüber zu behalten, in welchem Dokument welcher Sachverhalt bereits beschrieben wurde. Vieles schreibt man daher neu und erzeugt damit eine weitere sprachliche Variante – die natürlich übersetzt werden muss. So gehört das Erzeugen von Redundanzen zum Alltag. Diese können mit der Zeit zu einem schier unüberschaubaren Dschungel ähnlicher oder gleicher Inhalte anwachsen.

Mit Hilfe von Modularisierung könnte diese Vielfalt deutlich reduziert werden.

Redakteure kennen das Optimierungspotential

Neben der Erzeugung von Kopien und Redundanzen ist die Arbeitsweise in vielen kleinen Redaktionen ohne Redaktionssystem stark geprägt von der Wiederholung manueller  Tätigkeiten. Diese reichen vom manuellen Zusammenstellen der Inhalte bis zur ermüdenden Nacharbeit am Layout . Eine strukturierte und effiziente Arbeitsweise ist auf diese Weise kaum möglich.

In der Regel wissen die Redakteure jedoch, welches Optimierungpotential in ihrer Arbeitsweise schlummert und welche Funktionen ihnen das Tagesgeschäft maßgeblich erleichtern würden, z. B.:

  • Strukturierte Erfassung von Inhalten (z. B. in XML)
  • Effizientere Verwaltung von Inhalten, Dokumenten und anderen Daten
  • Gezieltes Auffinden von Inhalten durch spezielle Suchfunktionen
  • Wiederverwendung bereits erfasster und übersetzter Inhalte
  • Automatisierte Erstellung von Variantendokumenten mit Hilfe von Filtermechanismen
  • Unterstützung bei Terminologie, Übersetzung und Produktion

Komplexe CMS-Systeme – Nicht für jedes Unternehmen geeignet

Systemeinführung ist ein komplexer Prozess

Systemeinführung ist ein komplexer Prozess

Komplexe CMS-Systeme auf XML-Basis sind seit Jahren in aller Munde. Sie bieten meist einen großen Funktionsumfang und damit eine Fülle von Möglichkeiten für ein modernes Informationsmanagement. Durch die Konfiguration von Schnittstellen lassen sich unterschiedlichste Anwendungen anbinden und darüber hinaus durch Programmierung individuell anpassen.

Doch viel Leistung bedeutet in der Regel auch verhältnismäßig hohe Systemkosten sowie eine lange Einführungsphase und erfordert – besonders in der Anfangszeit – einen höheren Personalaufwand. Kleinere Unternehmen können und wollen eine solche Investition meist nicht tätigen. Denn der Kosten-Aspekt schlägt bei ihnen viel stärker zu Buche als beispielsweise in einem Konzern.

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Kleine Lösungen mit starken Funktionen

Nicht in jeder Redaktionsabteilung stehen Schlagworte wie „Smarte Medien“, „Information 4.0“ oder  „Content-Delivery-Portal“ im Vordergrund. Viele unserer Berufskollegen wären schon dankbar für ein wenig Systemunterstützung bei Standardisierung, Wiederverwendung und Übersetzungskontrolle. Hier können auch kleine Redaktionssysteme oft große Vorteile bringen.

Denn neben den großen Systemen gibt es auch kleine Lösungen, die weniger komplex und vergleichsweise kostengünstig sind und die sich mit wenig Aufwand installieren lassen. Manche dieser Programme basieren auf XML, andere z. B. auf MS Word. Es kann sich um eigenständige Anwendungen oder um PlugIns handeln, die in eine Standardanwendung integriert werden.

Je nach Art bieten diese Programme bereits einen ansehnlichen Funktionsumfang, z. B.

  • Speichern und Verwalten von Inhalten in Modulen
  • Nachweis über die Verwendung von Modulen
  • Versionenkontrolle
  • Variantenbildung
  • Suche nach bestimmten Inhalten und Objekten
  • Zuweisung von Metadaten für Objekte
  • Verwendung unterschiedlicher Layouts (z. B. für OEM-Dokumente)
  • Automatische Zusammenstellung oder Filterung von Modulen
  • Automatische Erkennung noch nicht übersetzter Module
  • Terminologiekontrolle
  • Publikation in verschiedene Ausgabeformate (PDF, Hilfe-Formate, HTML)

Wichtiges Kriterium: Die Datenbank

Grundlage Datenbank

Grundlage Datenbank

Bei aller Unterschiedlichkeit der komplexen und einfacheren Systeme ist ihnen dennoch eines gemeinsam:  Sie alle verwenden eine Datenbank, in der die Inhalte (z. B. Texte und Bilder) als einzelne Einheiten (Module) gespeichert und verwaltet werden.

Die Datenbank bildet – neben der Trennung von Inhalt, Struktur und Layout – den zentralen Unterschied zwischen einem Redaktionssystem und den Möglichkeiten einer herkömmlichen DTP-Anwendung. Sie ist die Grundvoraussetzung für alle Verwaltungs- und Automatisierungsfunktionen. Sie ersetzt nicht nur die herkömmlichen Ablagestrukturen im Dateisystem, sondern macht die hohe Flexibilität auf allen Ebenen erst möglich. Die Art der Datenbank spielt für die Grundfunktionalität eine untergeordnete Rolle.

Mit welchen Kosten muss man rechnen?

Im Gegensatz zu hochleistungsfähigen CMS halten sich die Kosten für ein einfacheres Redaktionssystem im überschaubaren Rahmen, da man im Prinzip „von allem etwas weniger“ benötigt. So ist z. B. ein XML-fähiges Redaktionssystem mit einer Arbeitsplatzlizenz bereits für ca. 4.000 € zu haben.

Neben der Software benötigt man jedoch  — je nach gewünschtem Leistungsumfang  — noch weitere Komponenten, deren Anschaffung bzw. Nutzung man in die Kostenkalkulation einbeziehen muss:

  • Server (z. B. Applications-Server, Datenbank-Server, Test-Server, Publication-Server)
  • Clients (z. B. Arbeitsplatz-Client für Informationserstellung, Web-Client für Korrekturprozesse, Administrations-Client)
  • AddIns (z. B. für Layout- und Katalogerstellung oder Sprachkontrolle)
  • Lizenzen (z. B. für Server, Clients, Editoren, Publikations-Engine)
  • Wartungskosten (z. B. für Updates)
  • Dienstleistung (z. B. für Projektierung, Installation)

Ggf. sind einige der benötigten Hardware-Komponenten oder bestimmte Lizenzen bereits im Unternehmen vorhanden.

Auch den zusätzlichen Aufwand berücksichtigen!

Die Einführung einer „kleinen Lösung“ bedeutet nicht gleichzeitig auch einen kleinen Aufwand. Denn die vorhandenen Texte, Bilder und Dokumente müssen ja zunächst in sinnvolle Module „aufgebrochen“ werden, bevor sie flexibel zu neuen Dokumenten zusammengestellt werden können. Man benötigt also ein gutes Modularisierungskonzept und ganz allgemein eine Strategie für die Arbeit mit dem neuen System. Vielleicht nimmt man die Situation sogar zum Anlass, Dokumente zu überarbeiten oder neue Ideen umzusetzen. Und neben all diesen Aufgaben muss das Tagesgeschäft weiterhin sichergestellt sein. Dies ist meist nur zu schaffen, wenn man entweder für die Dauer der Umstellung von anderen Aufgaben entbunden wird, oder wenn man für diese Zeit weitere personelle Unterstützung erhält.

Wenn man sich dafür entscheidet, bestehende Texte vor der Modularisierung inhaltlich zu standardisieren sollte man außerdem bedenken, dass dies in der Regel erneute Übersetzungskosten zur Folge hat. Diese werden sich erst im Laufe der Zeit und vor allem durch die häufige Wiederverwendung der Module amortisieren.

… und Ihre Erfahrung?

  • Kennen Sie die beschriebene Situation als Redakteur/Redakteurin in einem kleineren Unternehmen?
  • Haben Sie vielleicht selbst schon einmal ein „kleines“ Redaktionssystem eingeführt?