Seit vielen Jahren ist das Thema „gedruckte Anleitungen“ Anlass vieler Diskussionen in Unternehmen und Redaktionen. Ende letzten Jahres hat die tekom die Leitlinie „Bereitstellung von Nutzungsinformationen in elektronischer Form – eDok“ veröffentlicht, mit deren Inhalt sich Diskussionen in Unternehmen sachlicher führen lassen. Aus unserer Sicht hilft die Leitlinie den Unternehmen bei zukünftigen Entscheidungsfindungen zu dem genannten Thema.

Argumente für und wider Papier 

Häufig stehen sich zwei Fraktionen gegenüber. Die einen möchten möglichst wenig gedruckt haben, da der Druck nur Kosten verursacht und sowieso niemand die Anleitung liest. Aus Unternehmenssicht wiegt das Kostenthema wohl am schwersten. Je nach Produktart kommen da schon mal schnell mehr als 100 Seiten Papier zusammen, gerade auch bei Serienprodukten mit Übersetzungen in vielen Sprachen. Die anderen möchten so viel wie möglich gedruckt haben, um rechtlich auf der sicheren Seite zu sein. „Gedruckte Anleitungen habe ich immer griffbereit“ wird gern als Argument für Papier gebracht, aber stimmt das wirklich? Wie oft sucht man die Doku, weil sie nicht gut abgelegt wurde bzw. an Stellen liegt, an die man nicht sofort kommt. Oder die Dokumentation ist schon gar nicht mehr vorhanden…

Damit die Druckkosten im Rahmen bleiben, wird bei der Erstellung gespart oder versucht, mehrsprachige Anleitungen mit viel Bild und wenig Text zu „zaubern“. Was aber ohne ein durchdachtes Konzept in der Regel nicht gelingt. Beides geht letztlich auf Kosten des Nutzers – und damit der Gebrauchstauglichkeit.

In den letzten Jahren hat sich außerdem durch Tablets und Smartphones das Nutzerverhalten nachweislich verändert: Es wird einfach mal schnell im Internet gesucht. Oder auf der Webseite des Herstellers gestöbert.

Nicht emotionale, sondern sachliche Argumente zählen

Warum diese Vorgeschichte? Die Entscheidung für oder gegen gedruckte Anleitungen wurde bisher häufig aus dem Bauch heraus getroffen oder nur aufgrund wirtschaftlicher Interessen. „Wer nutzt die Info wie?“ ist dabei sogar noch eher eines der zielführenden Argumente. Mit der Ende 2016 von der tekom veröffentlichten Leitlinie „Bereitstellung von Nutzungsinformationen in elektronischer Form – eDok“ lässt sich dieses Thema endlich auf einer sachlichen Basis diskutieren und entscheiden.

Für die weitere Entwicklung in diesem Umfeld ist die Leitlinie sehr hilfreich. Sie beleuchtet neben den Hintergründen und der rechtlichen Situation auch Aspekte der Medienkonzeption sowie den Stand der Technik. Als Fazit gibt es in Kapitel 6 Empfehlungen sowie einen Ablauf zur Umsetzung.

Leitlinie unterstützt bei der Entscheidung

Die Leitlinie zeigt mit vielen Beispielen auf, wo Papier seine Vor- & Nachteile hat, aber auch wo die elektronische Bereitstellung punkten kann. Der Leser wird über einen Ablauf geführt, welche Punkte er beachten muss: Das geht von der Analyse seiner Produkte, Anwendungsfälle und Nutzer über die rechtlichen Anforderungen bis hin zum Medienkonzept. Über eine Bewertung der Ausfallrisiken und das Testen des Medienkonzeptes gelangt man schließlich zu einer Aussage, ob eine gedruckte Anleitung sein muss oder eine elektronische Anleitung die bessere Variante ist.

Genau diese Entscheidungshilfe wurde erforderlich, denn immer öfter soll Papier nicht mehr im Vordergrund stehen. Grund dafür kann zum einen das verbesserte Anwendererlebnis (engl. User-Experience UX) sein, das ein Hersteller seinen Nutzern bieten möchte. Zum anderen werden auch im Umfeld von Industrie 4.0 Informationen benötigt, die möglichst auf Themen-Ebene (engl. Topic) klein modularisiert und mit guten Metadaten versehen sind. Diese Informationen werden erst in dem Moment der Anfrage aus einer Datenbank erstellt, und es weiß bei der Erstellung noch niemand, in welchem Nutzer-Szenario die Information benötigt wird.

Also gute Argumente für die elektronische Bereitstellung statt der gedruckten Anleitung.

Lassen Sie uns gerne diskutieren, wie Sie das Thema sehen.