Aktuelle Herausforderungen in der Technischen Dokumentation und Lösungen mit DOCUFY Produkten

Am Freitag, den 8.10.2021, trafen sich die Interessenten zum zweiten tecteam-Systemtag in diesem Jahr. Wegen der anhaltend schwierigen Corona-Lage fand die Veranstaltung erneut online statt.

Das Augenmerk lag diesmal auf den aktuellen Herausforderungen, die sich in der Technischen Dokumentation stellen und wie DOCUFY diesen mit der DOCUFY Product Suite begegnet.

Überblick über die aktuellen Herausforderungen in der Technischen Dokumentation

Zunächst stellte Ingo Buchardt, Vertriebsleiter der DOCUFY GmbH, die momentan wichtigsten Herausforderungen in einem kompakten und informativen Überblick vor. Dabei bildeten die üblichen Schlagworte wie „Industrie 4.0“, „Konnektivität“ und „digitale Transformation“ die Grundlage, auf der die häufigsten Kundenanforderungen tiefergehend analysiert wurden.

Neben den bereits bekannten Tendenzen zur Bereitstellung von technischen Informationen in Online-Plattformen als Ergänzung des Serviceangebots, liegt eine interessante neue Entwicklung in einer Verschiebung der Funktion der Technischen Redaktionsabteilung hin zur Informationszentrale eines Unternehmens. Diese Funktionsverschiebung lässt sich beispielsweise darin beobachten, dass immer häufiger zentrale Informationssysteme des Unternehmens direkt an das von der Redaktionsabteilung genutzte CCMS angebunden werden sollen. Auch interne Informationen werden zunehmend über Content Delivery Portale im Firmennetzwerk bereitgestellt.

Eine zweite Tendenz, die aktuell immer deutlicher wird, liegt in der Reduktion des Aufwands, den die eingesetzten Softwarelösungen verursachen. So wird vermehrt nach standardisierten Lösungen gefragt, die durch Konfiguration den individuellen Bedürfnissen angepasst werden können, ohne einen erhöhten Entwicklungsaufwand mit sich zu bringen. Zusätzlich zu dieser Tendenz werden auch immer häufiger sogenannte Cloud-Lösungen gefordert. Der Vorteil liegt dabei in einer Entlastung der unternehmenseigenen IT-Abteilungen und einer Verteilung der Anschaffungskosten durch ein dauerhaftes Miet-Modell.

Für all diese Anforderungen bietet DOCUFY Lösungen, die neben den bekannten Produkten COSIMA (Redaktionssystem), TopicPilot (Content Delivery Portal) und DOCUFY Machine Safety (Software zur Erstellung von Risikobeurteilungen) auch neuere Entwicklungen wie den DOCUFY CAx Quality Manager (zur Prüfung der Qualität von CAx-Daten) und den DOCUFY Maintenance Manager (zur gezielten Erstellung von Wartungsinformationen) umfassen. Das deutliche Interesse der versammelten Runde an der angekündigten Programmkomponente für die Erstellung von E-Learning-Unterlagen zeigte noch einmal deutlich, dass die Analyse und Berücksichtigung der Kundenwünsche zu einer Softwareentwicklung führen, die die aktuellen Anforderungen aufgreift und erfüllt.

Automatisierte Erstellung von Dokumentation mit dem Publikationskonfigurator

Im zweiten Teil der Veranstaltung stellte Holger Matthes, Senior Consultant bei DOCUFY, eine besonders nützliche und einzigartige Komponente des Redaktionssystems COSIMA im Detail vor:  den Publikationskonfigurator (PK). Der PK bietet ein gutes Beispiel dafür, wie der Komplexität des Variantenmanagements durch den Einsatz einer übersichtlich und logisch aufgebauten Softwarefunktion der Schrecken genommen werden kann.

Bei der Verwendung des PK wird eine möglichst allgemeingültige Struktur für die späteren Dokumente angelegt (ggf. eine Struktur pro Dokumentart). Zusätzlich werden eine Produktstruktur und weitere Metadaten (z. B. für die Informationsart – Beschreibung, Handlungsanleitung, etc.) erstellt. Anschließend werden für jede Stelle in der Dokumentstruktur anhand der Metadaten die passenden Informationsbausteine aus der Datenbank des Systems gesucht.

Platzhalter für Bausteine, die der PK aufgrund seines logischen Aufbaus für eine bestimmte Variante an einer bestimmten Stelle innerhalb der Dokumentstruktur erwartet, die jedoch nicht vorhanden sind, werden farbig gekennzeichnet. Der Redakteur kann daraufhin entscheiden, ob eine Bearbeitung erforderlich ist und diese – falls nötig – gleich in der Tabelle des PK durchführen. So ist eine strukturierte und übersichtliche Arbeitsweise sichergestellt und die eigentlichen Dokumente werden anschließend automatisch anhand der Metadaten zusammengestellt.

Das Anlegen der Struktur(en) und der Metadaten stellt zwar einen gewissen Initialaufwand dar. Dieser wird jedoch mit jedem weiteren, ähnlichen Dokument schnell wieder ausgeglichen.

Fazit

Die Anwesenden waren besonders von den Möglichkeiten beeindruckt, die der PK bei der strukturierten und automatisierten Erstellung und Pflege von Dokumenten bietet. Der hohe Nutzen, der insbesondere bei der Erstellung von vielen ähnlichen Dokumenten entsteht und der hohe Wiederverwendungsgrad dieser Arbeitsmethode wurde sofort klar und fand daher auch ein sehr positives Echo.

Der beste Beweis für das hohe Interesse an den dargestellten Inhalten zeigte sich auch darin, dass das gesteckte zeitliche Ziel – obwohl es Freitag Nachmittag war – durch lebhafte Diskussionen überschritten wurde.

Wir bedanken uns bei den Referenten für einen sehr interessanten und informativen Systemtag und bei den Teilnehmenden für Ihre rege Beteiligung.

Technische Redakteurin