Wie organisiere ich mich sinnvoll in Zeiten von Informationsflut und zahllosen To-dos? Gibt es “die” eine Methode oder “das” eine Tool, mit dem ich erfolgreich bin? Ich glaube, dieses Thema ist sehr individuell und erfordert dementsprechend auch individuelle Lösungen, denn ich habe in meinem Berufsleben einiges ausprobiert, angepasst für mich und auch wieder verworfen …

Mehrere Anläufe – iterativ optimiert

Immer auf der Suche nach neuen Impulsen und Ideen habe ich auch viel im Internet recherchiert und mich dabei mit GTD – Getting Things Done von David Allen befasst. GTD nutzt einen 5-Phasen-Plan, um die Produktivität zu erhöhen und den Stress-Level zu senken:

  1. Informationen sammeln,
  2. Verarbeiten,
  3. Organisieren,
  4. Durchsehen und
  5. Erledigen.

Es gibt noch einige andere Methoden, um seinen Tagesplan zu organisieren. Dazu gehört die Not-ToDo-Liste, bei der man die Aufgaben aufschreibt, die man sicher nicht an diesem Tag erledigen kann oder möchte – und bestenfalls delegiert. Auch Salami-Taktik und ABC-Methode helfen: Bei ersterer ist der Name Programm. Große, komplexe Aufgaben werden in Häppchen aufgeteilt. Diese sind leichter zu schaffen und motivieren auch noch durch sichtbare Zwischenergebnisse. Bei der ABC-Methode sortiert man die Aufgaben von sehr wichtig (A) über wichtig (B) nach eher unwichtig (C). Ähnlich wie beim Pareto-Prinzip haben die A-Aufgaben den höchsten Output, brauchen aber relativ wenig Zeit. Und C-To-dos liefern wenig Output bei hoher zeitlicher Investition, die sollte man also am besten delegieren.

Die A-L-P-E-N-Methode hat nichts mit dem Gebirge zu tun, sondern beschreibt eine weitere Variante, einen Tagesplan zu erstellen. Erst alle Aufgaben notieren, danach die Länge der Arbeiten abschätzen, um dann Pufferzeiten einzuplanen (ca. 40 % sind realistisch). Anschließend Entscheidungen über die Priorität treffen (ggf. mit ABC-Methode) und dann in der Nachkontrolle einen Wochenplan mit strukturierten Tagen erstellen.

KanBan-Board

KanBan-Board

KanBan – erfolgreiche Visualisierung

Was mir wirklich weitergeholfen hat, ist Personal KanBan, eine Abwandlung der KanBan-Methode. Warum? Das hängt wahrscheinlich damit zusammen, dass ich mich seit vielen Jahren mit Prozessen, LEAN und dem Thema Wertschöpfung befasse.

Bei LEAN geht es darum, schlanke – also verschwendungsarme – Abläufe zu haben. Bereits in den späten 1940er Jahren wurde bei Toyota das so genannte TPS (Toyota Production System) systematisch erarbeitet, u. a. von Taiichi Ohno.

KanBan gehört zu den LEAN-Methoden. Bei KanBan geht es darum, immer genau das Material verfügbar zu haben, das im jeweiligen Produktionsschritt benötigt wird. Unnötige Läger, Produktionsengpässe oder gar Stillstände sollen dadurch vermieden werden. Im Alltag kennt man das aus Supermärkten: Dort wird die entnommene Menge nachgefüllt, so dass die Kunden möglichst keine Fehlmengen in den Regalen vorfinden.

Der Lieferant erkennt über eine Steuerung, dass er nachfüllen muss. Das kann z. B. mit Karten (japanisch: KanBan) geschehen. Die Kunst in der Praxis besteht darin, die passende Losgröße zu finden. Details zu KanBan gibt es z. B. bei Wikipedia.

In der IT hat sich die Thematik etwa ab Mitte der 00er Jahre auch etabliert. Allerdings nicht als Steuerungselement, sondern eher über den LEAN-Gedanken. Dabei werden alle Anforderungen auf Tickets (Kanban-Karten) visualisiert. Das ist einer der Vorzüge der Methode: sichtbar machen – für Transparenz sorgen!

Die in der Anzahl begrenzten Tickets werden auf einem Board über den gesamten Prozess angebracht: von links (Spezifikation) bis nach rechts (Testing). Mit Augenmaß werden Karten von der vorherigen Station geholt, sobald die Kapazitäten vorhanden sind. Ein wichtiges Stichwort ist in diesem Zusammenhang WIP (Work in Progress). Damit werden Engpässe schnell sichtbar.

Die Arbeitsweise mit dem KanBan-Board verhindert Multitasking. Keiner der Beteiligten hat zu viele Dinge parallel zu erledigen. Als Pull-System ist KanBan auch eines der Best-Excellence-Prinzipien. Die Regeln zur Arbeitsweise müssen für alle Beteiligten transparent sein und von allen eingehalten werden, vergleichbar mit der SCRUM-Methodik.

Personal KanBan

Bei der Umsetzung in Personal Kanban bekommen alle (!) To-dos eine Karte. Es gibt verschiedene Varianten, wie man z. B. über die Farben oder Formen der Karten eine Clusterung oder Sortierung erzeugen kann. In der reinen Lehre gibt es nur drei Spalten: In „Zu erledigen“ werden alle Aufgaben gesammelt, in der Spalte „In Arbeit“ sind die aktuellen To-dos. Die letzte Spalte ist die „Fertig“-Spalte. Aufgaben in Form von Karten in die Spalte „Erledigt“ zu schieben, erfüllt einen regelrecht mit Befriedigung – es ist ein bewusster Abschluss.

Naturgemäß kann bei einem persönlichen Kanban-Board immer nur eine Aufgabe gleichzeitig bearbeitet werden. Es gibt auch unterschiedliche Varianten, bei denen die Anzahl der täglichen To-dos z. B. auf zwei begrenzt ist. Sprich: Man nimmt sich zwei große, wichtige Dinge vor. Der Rest des Tages wird von ungeplanten Aktivitäten sowieso ohne eigenes Zutun gefüllt.  Hier muss jeder für sich selbst herausbekommen, was für ihn am besten funktioniert. Boards können auch um Spalten ergänzt werden, beispielsweise um eine Spalte „Retrospektive“, angelehnt an die Methodik von SCRUM.

Bullet Journal

Wer sich mit der Thematik Selbstorganisation beschäftigt, der trifft wahrscheinlich irgendwann auch auf den Begriff Bullet Journal. Hierbei ist man wieder ganz analog unterwegs. Damit die To-do-Listen im Notizbuch (Journal) aber übersichtlich bleiben, gibt es Organisationszeichen und Regeln. Eine gute Einführung dazu findet sich in diesem Artikel bei Edition F. Letztlich stehen auch hier, wie sollte es anders sein, Transparenz, Visualisierung sowie Fokussierung auf das Wesentliche im Vordergrund.

Fazit

Egal ob mit App, auf einem Flipchart oder Whiteboard: Nicht das Tool ist der Schlüssel zum Erfolg, sondern die eigene Einstellung zur Methode und das Verständnis für ihre Wirkungsweise. Das Tool ist im wahrsten Sinne des Wortes nur ein Werkzeug, das man bedienen können muss: siehe auch dieser Blog-Artikel.

Und es ist gleichfalls egal, welches Tool und welche Methode für Sie interessant, nützlich und hilfreich ist: Letztlich bedeutet eine gelungene Selbstorganisation immer, sich zu fokussieren. Also nur wenige Dinge tun, die aber dafür inhaltlich gut.