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Von null auf fünfhundert in zwei Jahren

Was tun, wenn die Geschäftsführung eine Strategie vorgibt, auf die man nicht vorbereitet ist? Mit dieser Heraus­forderung sah sich ein weltweit agierendes Unternehmen konfrontiert. Es war keine leichte Aufgabe, die gemeistert werden musste, aber auch keine unlösbare.

Ein Praxisbericht aus unserem Redaktionsalltag.

Die Ausgangssituation

Das Unternehmen ist ein Global Player mit einer vielfältigen und variantenreichen Produktpalette. Zwar liegt der Schwerpunkt im Bereich Verbindungstechnik, doch auch in anderen Bereichen mit erklärungsbedürftigeren Produkten etablierte sich das Unternehmen in den letzten Jahren immer stärker.

In Bezug auf die Dokumentation war man bis dato eher traditionell aufgestellt: Man berief sich auf das historisch gewachsene Anwendungswissen der Fachhandwerker („Die wissen, was sie tun und kennen unsere Produkte“), daher standen Art und Umfang der Produktinformationen nicht im Fokus.

Man arbeitete mit herkömmlichen DTP-Arbeitsmitteln und erstellte mit diesen eine große Bandbreite verschiedenster Druckerzeugnisse. Den Produkten wurden von Fall zu Fall bebilderte mehrseitige Anleitungen, Kurzbeschreibungen oder auch einfach ein Handzettel beigelegt. Da man von Kundenreklamationen weitgehend verschont blieb, sah man keinen zwingenden Anlass, an der Situation der Dokumentation etwas zu ändern.

Die Herausforderung

Die Situation änderte sich schlagartig, als die Geschäftsführung die Unternehmensziele für die kommenden Jahre bekannt gab. Auch die Dokumentation war betroffen, denn man wollte dem heutigen Informationszeitalter gerecht werden und gab dazu die folgende Devise aus:

  • Produktinformationen sollen nach einem einheitlichen Standard erstellt werden.
  • Es sollen unterschiedliche Zielgruppen bedient und deren Informationsbedürfnis besser erfüllt werden.
  • Informationen sollen schneller geändert und bereitgestellt werden können.
  • Es soll ein weltweiter Informationszugriff möglich sein.
  • Innerhalb von zwei Jahren sollen mehrere hundert Produktanleitungen im Web modular zur Verfügung stehen. Das Motto: Mit drei Klicks zur gewünschten Information.

Nun war guter Rat gefragt.

Unterstützung von außen

Dem verantwortlichen Projektleiter war schnell klar, dass diese Aufgabe nicht ohne externe Unterstützung zu bewältigen wäre – zumindest nicht in der vorgegebenen Zeit. Er holte tecteam mit ins Boot. Der Zeitpunkt war klug gewählt, denn so war der Dienstleister – wir – gleich zu Beginn Teil des Projektteams und an allen relevanten Planungen sowie der Gesamtkonzeption beteiligt.

Doch allein mit Know-how und gutem Projektmanagement wären die Ziele nicht zu erreichen gewesen. Es musste personell aufgerüstet werden. Während das Tagesgeschäft von den eigenen Mitarbeitern weiterhin sichergestellt wurde, übernahmen tecteam-Mitarbeiter die erforderlichen Vorarbeiten:

  • Recherche und Ist-Analyse
  • Standardisierung und Modularisierung der Inhalte
  • Konzeption der neuen Content-Strategie

Unterstützung durch ein System

Auch technologisch musste sich einiges ändern. Die eingesetzten DTP-Arbeitsmittel wurden zwar für das Tagesgeschäft weiterhin genutzt, waren jedoch für den Aufbau einer modularisierten Datenstruktur und für die Anforderungen an ein modernes Variantenmanagement nicht geeignet.

Für die neuen und zukünftigen Aufgaben wurde in ein leistungsfähiges Redaktionssystem investiert. Die Wahl fiel auf ein System, das bereits im Standard einen umfangreichen Funktionenkatalog bietet und damit quasi out-of-the-box eingesetzt werden konnte.

Trotzdem waren einige Schnittstellenanpassungen unvermeidlich. Aber obwohl es im Hinblick auf die neuen Möglichkeiten eine Reihe zukunftsweisender Wünsche gab, beschränkte man sich angesichts der vorgegebenen Zeitschiene auf das unmittelbar Notwendige.

Viele gute Ideen, die im Projektteam aufkamen und nicht zeitnah umgesetzt werden konnten, wurden in Protokollen festgehalten, um in ruhigeren Zeiten Anregungen zur Optimierung und Weiterentwicklung zu geben.

Geänderte Prozesse

Ein Projekt dieser Größenordnung kann ohne entsprechende Prozesse im Hintergrund nicht funktionieren. Einige dieser Prozesse (z. B. Neuerstellung und Änderung von Anleitungen) mussten überarbeitet werden, andere (z. B. Review und Freigabe) waren nicht vorhanden. Diese wurden neu definiert und im System abgebildet. Auch hier handelte man strikt nach dem Grundsatz: Soviel wie nötig, so wenig wie möglich.

Das Ergebnis

Zwei Jahre später waren knapp 500 Produktanleitungen im Web. Den Benutzern bieten sich nun verschiedene Möglichkeiten, die gewünschten Informationen abzurufen:

  • Aus dem Produktkatalog kann direkt auf die Anleitung verlinkt werden.
  • Die Struktur der Webanleitung ist per Navigation erweiterbar.
  • Verschiedene Suchfunktionen im Web ermöglichen eine treffsichere Adressierung einzelner Inhalte.
  • Querverweise verlinken zu anderen Modulen.

 Auch die Qualität der Information wurde deutlich verbessert.

  • Durch den standardisierten Aufbau wurde strukturelle und optische Konsistenz über alle Anleitungen hinweg hergestellt.
  • Durch den zielgruppengerechten Textaufbau und die Einführung von Schreibregeln wurde inhaltliche Konsistenz hergestellt.
  • Durch ein neues Grafikkonzept wurde nicht nur der Hochwertigkeit der Produkte Rechnung getragen, sondern auch die visuelle Information verbessert.

Wie wird es weitergehen?

Der erste Schritt auf dem Weg von der traditionellen Dokumentation zum Informationsmanagement ist getan. tecteam hat sich mit der Zeit immer weiter zurückgezogen, während das Unternehmen zusätzliches Personal aufgebaut hat. Mittlerweile beschäftigt die eigens aufgebaute Abteilung „Technische Redaktion“ sieben Technische Redakteurinnen und Redakteure, sowie zwei Technische Illustratoren.

Die Arbeit ist nicht weniger geworden – im Gegenteil, es warten noch viele spannende Aufgaben darauf, verwirklicht zu werden. Doch diese startet das Unternehmen nun von einer höheren Ebene aus.

Ein Beitrag von:

Kirsten Schröder
Technische Redakteurin, Senior Beraterin

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