Das Management von der Wichtigkeit Technischer Dokumentation (TD) zu überzeugen, erfordert eine zielgerichtete Argumentation, die sich an unternehmerischen Zielen orientiert – also: Kosten, Effizienz, Risikominimierung, Qualität und Kundenzufriedenheit. Persönliche Überzeugung oder Idealismus reichen in der Regel nicht aus.

Hier ist eine praxisnahe Strategie, um das Management zu überzeugen:

1. Formulieren Sie den Business Case

Das Management will wissen: Was bringt das dem Unternehmen? Was kostet es? Wo ist der ROI?

Argumentieren Sie mit Nutzen (Value):

  • Kostensenkung durch weniger Supportaufwand
    • Gut dokumentierte Produkte oder Prozesse reduzieren Rückfragen und Fehler.
  • Schnelleres Onboarding neuer Mitarbeitender
    • Spart Zeit, senkt Kosten, beschleunigt Produktivität.
  • Qualitätssteigerung & Fehlervermeidung
    • Durch Wiederverwendung entstehen qualitative gute Dokumente, Redundante manuelle Pflege derselben Inhalte an vielen Stellen erhöht das Risiko für Tippfehler, falsche Zahlen oder veraltete Aussagen.
  • Wissenssicherung
    • Bei Fluktuation geht kein Know-how verloren.
  • Compliance & Haftung
    • In vielen Branchen (z. B. MedTech, Automotive, Finance) ist Doku rechtlich verpflichtend.
  • Kundenzufriedenheit & Wettbewerbsfähigkeit
    • Professionelle Doku steigert die Außenwirkung und Kundenbindung.

2. Führen Sie Beispiele oder Vorfälle an

Je konkreter, desto besser:

  • „Beim letzten Release kam es zu X Stunden Nacharbeit, weil die API nicht dokumentiert war.“
  • „Der neue Entwickler hat 4 Wochen gebraucht, um sich einzuarbeiten – mit guter Doku wären es 2.“
  • „Kunde Y hat sich beschwert, dass das Produkt nicht ausreichend beschrieben ist.“

Diese Stories wirken mehr als abstrakte Argumente.

3. Nutzen Sie Daten & Zahlen

  • Anzahl interner Rückfragen zu unklaren Themen
  • Eine zentrale Änderung hat zu umfangreichen Aufwendungen geführt
  • Support-Tickets wegen mangelnder Anleitung
  • Onboarding-Zeiten
  • Häufigkeit von Fehlern durch Missverständnisse

Wenn Sie noch keine Daten haben: Starten Sie z.B. mit einer Umfrage oder Zählung interner Rückfragen über 1 Monat.

4. Schlagen Sie konkret vor, was Sie brauchen

Das Management will klare, umsetzbare Vorschläge – kein „wir müssten mal…“.

Beispiel:

„Ich möchte 0,2 FTE pro Team für 2 Monate auf Dokumentation ansetzen, um unser Onboarding zu verbessern. Das kostet uns X €, spart aber voraussichtlich Y € jährlich durch schnellere Einarbeitung.“

Oder:

„Ich schlage einen Doku-Standard und ein zentrales Tool (z. B. Redaktionssystem, Confluence, etc.) vor. Dafür brauche ich die Freigabe für Lizenzen und 2 Workshops mit den Teams.“

5. Zeigen Sie auf, dass Dokumentation Teil der Wertschöpfung ist

Viele sehen TD als „unproduktive Nebenarbeit“. Du musst zeigen:

  • TD ist ein Produktbestandteil
    • Ohne Anleitung ist das Produkt nicht vollständig.
  • TD ermöglicht Skalierung und Wachstum
    • Prozesse, APIs, interne Tools – alles skalierbar nur mit verständlicher Dokumentation.
  • TD schützt das Unternehmen
    • Bei Audits, Supportfällen, Sicherheitsvorfällen ist gute Doku oft entscheidend.

7. Verpacken Sie es als strategische Investition

Vermeiden Sie technische Detaildiskussionen – sprechen Sie die Sprache des Managements:

Techniker sagt: Manager hört lieber:
Unsere Doku ist veraltet Wir haben ein Risiko in der Wissenssicherung.
Wir brauchen ein neues Tool Wir können mit einem Investment langfristige Effizienzgewinne erzielen
Doku ist wichtig Doku spart X € pro Jahr und reduziert Risiken

Fazit: So überzeugen Sie das Management

  • Sprechen Sie in Business-Zielen: Kosten, Effizienz, Risiko, Qualität, Kundenzufriedenheit
  • Zeigen Sie echten Nutzen & ROI
  • Belegen Sie mit Beispielen oder Daten
  • Machen Sie konkrete, realistische Vorschläge
  • Zeigen Sie Eigeninitiative
  • Vermeiden Sie Technik-Jargon